Inventário, Prevenção de perdas, Estrutura financeira e Controladoria

O inventário é um processo de avaliação criado dentro da organização para examinar e avaliar a gestão em determinados períodos. O objetivo é assessorar os membros da organização para que se tenha um controle maior sobre seus produtos.

Em todo o mundo, o inventário é realizado nos mais diversos setores e dentro de organizações cujo porte, finalidade e estrutura variam.

Além dos tradicionais objetivos empresariais de otimização de lucros e de resposta às necessidades dos mercados em que se inserem num mundo em constante mutação, as empresas deparam-se com novas situações, que conduzem a uma forte motivação, relativamente a preocupações com a eficácia e eficiência dos recursos. Atualmente, o inventário constitui uma função de apoio à gestão que além de importante, tornou-se imprescindível no mundo empresarial atual.

Os membros da Administração demonstram cada vez mais a aceitação do inventário como um meio de obter análises, avaliações e informações objetivas sobre os controles e o desempenho da organização.

Outros departamentos da empresa, como logística, operações e prevenção de perdas, utilizam os resultados do trabalho do inventário para complementar o seu próprio e até mesmo encontrar soluções para os problemas encontrados.

Na atual conjuntura de economia globalizada, a busca por aumento de produtividade e maior participação no mercado vêm acirrando a alta competitividade entre as empresas. Mas, como nem sempre o mercado comporta um aumento no volume de vendas, o foco está se voltando para a busca por ferramentas mais eficazes de análise e gestão, de forma a reduzir os custos a partir da prevenção de falhas e na minimização dos potenciais riscos em todos os processos da organização.

Essa nova postura tem sido responsável pela geração de novos instrumentos que ajudam não só a detecção e mensuração dos problemas, mas também contribui para o estabelecimento de soluções corporativas mais adequadas e realistas. E, entre estes instrumentos, a prevenção de perdas vem ganhando importância estratégica dentro das empresas modernas, embora ainda seja pouco conhecida pela grande maioria do empresariado nacional.

Basicamente, a prevenção de perdas é um conjunto de medidas cujo objetivo é impedir ou minimizar os prejuízos que uma empresa pode sofrer ao longo de suas operações administrativas e produtivas, bem como reduzir a frequência destas ocorrências e abrandar os efeitos dos danos causados. Não importa o tamanho da empresa, a perda sempre estará presente.

A implementação de um plano organizado, racional e eficiente para prevenção de perdas não é uma tarefa simples, pois envolve levantamentos profundos e precisos sobre a organização e a estrutura das empresas, analisando-se os diversos fatores de desperdício, tais como avarias, defeitos, compras improdutivas, descontrole de estoque, ociosidade de pessoal e de equipamentos, promoções inadequadas e inoportunas, entre outros. Trata-se de uma sistemática que não se restringe apenas ao combate dos efeitos, mas também das causas dos prejuízos operacionais, financeiros ou comerciais, contemplando o aumento da competitividade e a redução de despesas desnecessárias através do controle eficiente e confiável, desde o armazenamento de produtos e suprimentos até a otimização de processos.

A prevenção de perdas é uma ferramenta que, se bem utilizada, possibilita às empresas condições para a tomada de decisões estratégicas relevantes, gerando métodos que possibilitem o fortalecimento das suas vantagens competitivas em relação ao mercado. Portanto, investir neste processo não só garante a sobrevivência das empresas, mas também as reconduz para o crescimento e sucesso.

Com o aumento da competitividade, o avanço da tecnologia, a crescente exigência dos consumidores, entre outros fatores, houve uma mudança no paradigma das empresas exigindo delas uma permanente adaptação a esse novo ambiente.

Diante desse desafio, as organizações devem elaborar um adequado planejamento estratégico que atenda as novas necessidades dos stakeholders (clientes, fornecedores, acionistas, bancos e órgãos fiscalizadores) podendo trazer contribuições valiosas para que as decisões tomadas no presente apoiem as consequências geradas no futuro.

É na gestão dessas situações que está à controladoria, cuja missão é otimizar o processo decisório garantindo informações adequadas aos gestores em busca de uma eficácia gerencial, assegurando a continuidade do negócio da empresa.

A metodologia da controladoria é baseada no processo de controle, através de padrões de qualidade previamente estabelecidos, focado no planejamento e orçamento traçados pela organização. Porém todos os membros da organização devem estar envolvidos, desde os níveis mais altos até os operacionais. Desta forma, a controladoria presta contribuições importantes ao progresso organizacional, possibilitando o equilíbrio da organização diante das dificuldades existentes no seu ambiente operacional.

Existe uma classificação dos desvios de acordo com sua relevância (baixa, média e alta) e é através dessa classificação que a controladoria faz sugestões para possíveis soluções dos problemas identificados, repassando para os gestores devidos pela ocorrência do desvio, a partir desse momento, os mesmo são responsáveis pela tomada de decisão.

Nos dias atuais é imprescindível para uma grande organização um serviço contínuo da controladoria, pois é o setor que detém todas as informações gerenciais da empresa. Planejando, organizando, controlando e dirigindo todos os risco e custos, de forma a maximizar o lucro para garantir o sucesso da mesma.